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Usado há muito tempo, o livro de ocorrências serve para ajudar a administrar o condomínio, pois é nele que se armazenam todas as queixas e ocorrências.

Essa é ainda a forma mais comum de comunicação; o material deve, ao menos, ficar em um local de fácil acesso como, por exemplo, na portaria, para facilitar o contato com os moradores. O síndico, como responsável, utiliza o livro como uma maneira de gerenciar o ambiente através dos problemas que ocorrem, assim, é mais fácil para realizar eventuais mudanças. Porém, apesar de ser uma forma de facilitar o diálogo, ainda apresenta contratempos, já que oferece pontos positivos e negativos ao empreendimento.

 

Livro de ocorrências

Ponto positivo

- É evidente que o livro de ocorrência facilita a comunicação, se existe um problema o morador registra no livro e o síndico verá o que deve ser feito;

- Além de reclamações, o livro serve para registrar sugestões de melhorias;

- O livro é normalmente organizado e bem cuidado;

- É preciso que todas as informações sejam assinadas, a fim de evitar denúncias anônimas;

- O livro evita que moradores batam a todo o momento na porta do síndico para esclarecer dúvidas e problemas com outros vizinhos.

Ponto negativo

- Um dos grandes problemas que ocorrem em utilizar o livro é a falta de privacidade, pois ele é um documento público e todos acabam por ler as reclamações uns dos outros;

- Para registrar uma ocorrência, o morador deve ir até a portaria;

- O mesmo é válido para saber as medidas e resposta do síndico, o condômino deve ir até a portaria para saber se o caso foi resolvido;

- O livro não pode ser levado para a unidade privativa;

- Para utilizar o livro a demanda de papel é alta, sendo necessário espaço, já que uma vez utilizado o mesmo deve ser arquivado.

 

Forma de otimização

Apesar de não ser obrigatório, o livro é uma das medidas totalmente eficazes, mesmo com o síndico ausente é capaz saber o que aconteceu. Porém, como forma de melhorar o dia a dia, a CondoVox criou o livro de ocorrências, ferramenta totalmente livre aos seus usuários, é capaz de otimizar tempo e ajudar na facilidade do processo, já que a plataforma oferece agilidade e organização nas ações, além, claro, de tudo ser feito na palma da mão, sem a necessidade de ir até o porteiro ou síndico, pois os condôminos registram suas ocorrências, e as mesmas são direcionadas por e-mail ao síndico ou administradora, assim, a queixa é vista apenas pelo gerenciador com total privacidade.